想要做好一次活動，怎么樣開始呢？

要舉辦或者統籌一個活動，調研是首要的第一步，正所謂“知己知彼，才能百戰百勝。”只有細致、全面的調研工作，才能盡可能的避免策劃環節與執行環節的脫鉤。

一般來說，調研就是對資料的搜集整理，首先是對當地資源的發現與分析。以我們做過的廣東旅游節為例，既然是旅游節，我們首先要了解廣東的旅游景點以及歷史文化特征，嶺南文化是廣東的代表，交流與溝通始終是嶺南文化的源頭活水，無論是古代的海上絲綢之路，還是近現代的經濟特區，嶺南文化始終沒有停止文化的對話和交流。廣府人、客家情;潮汕韻、南海風，這些都是廣東的歷史和人文特色;從自然景觀上來說，它又有丹霞地貌、海洋資源、世界非物質文化遺產的開平碉樓、永定客家土樓之最等等，這些內容豐富而龐雜，其實很難在一臺晚會上體現，既使做出拼盤式地體現，也完全沒有震撼力。

就在策劃陷入僵局的時候，一個契機出現了，南海一號沉船打撈，正好成為了全社會的焦點事件，我們牢牢地抓住這一事件不放，很快策劃出“蔚藍船說”的節目主線，并開國內之先河，讓一臺晚會首次具有音樂史詩劇式的情節性。

策劃要注意的第二個問題是對往屆的活動以及相關的同類活動進行搜集整理，這是保證你的策劃不與別人雷同而且優異于別人的基本功課;接下來，還要對旅游的客源進行調研，因為市場的要求是以消費者為導向的，再好的活動選錯了參與對象，策劃出來的活動一定不會有人買賬;最后，還要對客戶的需求進行分析和歸納，在這基礎之上再來做一個減法，也就是對這些資料進行過濾，哪些可以轉變成亮點，哪些是以前做過的，這次不再考慮的，綜合出來這些元素之后才能更好地對整個活動的主題、節目形式加以把控。切記，一味地迎合客戶的需求是遠遠不夠，也是很危險的，這會使他認為你沒有干貨，沒有水平，你的策劃一定要讓他眼睛為之一亮。

前期的調研是非常重要的一方面，而更重要的就是如何跟客戶的溝通。跟客戶的溝通是需要技巧的，因為他是我們的財神爺。

要做一個好的活動，雙方的溝通一定要直接、要明確，而不能拐彎抹角，也不能想當然地認為對方就是這么想的，甲乙雙方的信息對稱、理解一直是活動成功的重要前提。作為這次活動策劃方，除了要跟領導層、決策層溝通以外，還要跟執行對接人員有充分的溝通;而作為活動的主辦方，則有義務把活動的需求講得盡可能清楚、明白。從場地的選擇、活動的規模、活動的體量、活動的目的等等

簡單地說，你要什么你得告訴我，我能做什么 我要告訴你，通過不斷磨合，彼此就目標一致了。

比如深圳第26屆世界大學生運動會開幕式的招標方案中，招標書中主辦方的要求就非常明晰，其一，對開幕式的風格要求：絕對不能等同于2008年北京奧運會，不能跟2008年北京奧運會用同樣的元素，因為深圳是一座現代化開放的城市，沒有那么多深厚的文化歷史，所以不應該用五千年文化來承載;其次，大運會的主題口號就是“從這里開始”，寓意著深圳是面向未來的，同時，大學生的群體跟奧運會的群體也是不同的;第三，對場地提出明確的要求，因為體育場館的承重能力不夠，所以運用威亞技術會有很多限制，天花板的熔點很低，因為絕對不能夠燃放煙花…… ，這些要求能讓投標者一目了然。

但是，有很多客戶就未必能夠想得這樣細致，作為一個好的活動主辦方，和策劃方的溝通是非常必要的。主辦方不是說請來一個策劃公司就不管了，一味讓策劃公司來揣摩你的訴求會走很多彎路，導致方案和時間都不夠，因為你對地方的文化、歷史、場地等等都比較熟悉，所以必須盡可能明確地告訴策劃方你的需求。

怕就怕主辦方也沒有想清楚自己的訴求，他只知道要做一個活動，但這個活動到底是怎么樣的他并不知道，在這種情況下怎么辦?

策劃方應該在收集主辦會當地資源的基礎上，在不改變主辦方基本需求的基礎上，與其平等溝通，一起提練本次活動的核心價值與訴求，如2007年的廣東旅游節，策劃這個活動，為了提升廣東省的旅游品牌，我們建議客戶不要做成拼盤式的文藝晚會，而是以史詩表演的故事形式串聯起整臺晚會，

讓它更有特色，這樣才有利于品牌和知名度的提升。事實證明，“蔚藍船說”最終獲得了巨大的成功;

當然，針對不同的客戶需求，我們會提出不同的建議，來與客戶的訴求相匹配，比如海南歡樂節，客戶就對人數和形式沒有具體的要求，但是強調活動要做成一個集體式的歡樂狂歡節，面對這樣的訴求，我們就要著力在活動的規模上下功夫了。

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