在你開(kāi)始策劃一場(chǎng)活動(dòng)之前，你首先應(yīng)決定是否該舉辦這次活動(dòng)，如果決定舉辦，那么就要決定活動(dòng)的規(guī)模，而活動(dòng)規(guī)模取決于兩個(gè)要術(shù)：資金和目標(biāo)。

    你應(yīng)做的第一件事是確定你能為活動(dòng)預(yù)備多少錢(qián)，即使最小創(chuàng)的活動(dòng)也必須有資金保證。你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)你的資金還不足以舉辦一場(chǎng)活動(dòng)。等待有足夠資金再舉辦活動(dòng)比活動(dòng)開(kāi)始后因資金不足而擱淺要好得多。

    如果資金沒(méi)有問(wèn)題，那么你必須提前決定能花多少錢(qián)，然后按照預(yù)算來(lái)策劃活動(dòng)。預(yù)先對(duì)費(fèi)用作粗略估算很有必要，因?yàn)橥ǔＯ纫@得上級(jí)部門(mén)對(duì)預(yù)算的批準(zhǔn)，活動(dòng)才能舉辦。下面列出的初步預(yù)算的樣本，將幫助你粗略估算出舉辦活動(dòng)的主要費(fèi)用：

    一般來(lái)說(shuō)，你可以從供應(yīng)商那里獲取你想購(gòu)買(mǎi)的各種物品的書(shū)面報(bào)價(jià)，在初步預(yù)算得到批準(zhǔn)后這些價(jià)格將會(huì)確定下來(lái)。

    下面是一個(gè)初步預(yù)算的樣本，它包括以下主要費(fèi)用：邀請(qǐng)函、住宿、交通、會(huì)場(chǎng)租金、活動(dòng)布置費(fèi)用、食品、飲料、擺花、裝飾、音樂(lè)、娛樂(lè)、發(fā)言人、舞臺(tái)布置、視聽(tīng)設(shè)備、燈光、特殊效果、攝影師、座位卡、菜單、禮品、保險(xiǎn)、保安、勞務(wù)費(fèi)、電費(fèi)、宣傳材料、公關(guān)費(fèi)用、翻譯費(fèi)、郵寄和手續(xù)費(fèi)、海關(guān)、工作人員的工資、各種雜費(fèi)。

    制作一份詳細(xì)的清單，暫且不計(jì)費(fèi)用，把所有可能需要的東西都包括進(jìn)去，然后用彩筆標(biāo)出其中必須列人的項(xiàng)目。剩下的項(xiàng)目可以在初步預(yù)算確定之后有選擇地補(bǔ)充進(jìn)去。如果你的初步成本估算只包括了必有的項(xiàng)目，而總成本卻超出了預(yù)算，那么你就應(yīng)該慎重考慮是否進(jìn)一步實(shí)施預(yù)定計(jì)劃。如果初步估算遠(yuǎn)未超過(guò)預(yù)算，你就可以開(kāi)始添加那些備選項(xiàng)目了。

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