會議策劃實際上是對會議或論壇的服務,簡稱會議事務。根據甲方的需要,對會議論壇進行構思、設計、安排和策劃,以達到最終的會議效果。一個好的會議策劃需要有足夠的可行性和創造性。甲方也會非常重視會議策劃公司的選擇,會議策劃的質量是影響會議效果的重要因素。
會議包括行業峰會、啟動儀式、總結會、學術研討會等。
論壇是一種高標準、有組織的研討會,大致可分為兩種:一種是單獨以會議形式舉辦,另一種是與展覽同時舉辦,前者主要包括高峰論壇等。論壇的組織者通常是企業、協會或政府部門。會議論壇通常伴隨著一定規模的人員流動,這就需要在尋找會場方面付出更多的努力。它應該與會議的主題風格相類似,二者相結合,才能取得更好的會議效果。
會議規劃是一項復雜而系統的工作。在規劃過程中,需要考慮到各個方面的問題,包括活動現場的緊急情況、現場的數量和規模、人員流動趨勢、休息廳和會議廳以及每個大廳的位置、來賓和工作人員的位置、場景和其他細節。規劃不僅要準確,細節也要詳細列出。
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